Chaque année, c’est le même constat : les classeurs s’empilent, les boîtes d’archives envahissent le couloir, et la salle de réunion finit par servir de dépôt. Pour une PME, une fiduciaire ou un indépendant, l’accumulation de documents est inévitable — surtout en Suisse, où les obligations légales de conservation sont strictes. Mais stocker ne veut pas dire encombrer : externaliser le stockage de vos archives d’entreprise vous rend des mètres carrés utiles et des bureaux qui respirent.
Ce que la loi exige : un rappel utile
En Suisse, le Code des obligations impose une durée de conservation de 10 ans pour la plupart des documents comptables et commerciaux. Cela concerne entre autres :
- Les bilans, comptes de résultat et pièces comptables
- Les contrats, correspondances commerciales importantes
- Les déclarations fiscales et justificatifs TVA
- Les fiches de salaire et documents RH
Même si la digitalisation progresse, de nombreuses entreprises conservent encore des originaux papier, soit par obligation, soit par prudence. Ces documents doivent être accessibles en cas de contrôle, mais n’ont aucune raison d’occuper vos espaces de travail au quotidien.
Ces durées sont données à titre indicatif (art. 958f CO). Vérifiez les délais applicables à votre situation auprès de votre fiduciaire.
Le coût caché de l’archivage dans vos bureaux
Un mètre carré de bureau à Lausanne coûte entre CHF 250 et 400 par mois, selon le quartier. Utiliser cet espace pour y entreposer des cartons d’archives, c’est payer le prix fort pour du papier qui ne sert que deux fois par an. Sans compter l’impact sur le quotidien : encombrement, difficulté à circuler, image peu professionnelle si vous recevez des clients. Externaliser ses archives revient souvent bien moins cher qu’on ne le pense.
Ce que permet un box d’archivage professionnel
Un box de stockage dédié à l’archivage de vos documents, c’est :
- Un espace sécurisé et au sec, adapté à la conservation de documents papier sur la durée
- Un accès autonome, 7 jours sur 7, pour récupérer un dossier quand vous en avez besoin
- Aucun engagement longue durée : un mois minimum, et vous ajustez selon l’évolution de vos besoins
- Un coût maîtrisé : largement inférieur au mètre carré de bureau, avec un prix dégressif selon le volume
Pour une fiduciaire ou un cabinet, quelques mètres cubes suffisent généralement pour les archives des cinq dernières années. Les années antérieures, dont l’accès est plus rare, peuvent être regroupées dans un espace plus grand à coût réduit. Notre guide des tailles de box vous aide à estimer le volume, et la grille tarifaire à chiffrer votre budget.
Fin d’année : le bon moment pour trier vos archives
Avant la clôture des comptes, beaucoup d’entreprises reprennent leurs dossiers en main. C’est le bon moment pour :
- Trier vos archives : identifier ce qui peut être détruit (documents dont le délai légal est échu), ce qui doit être conservé, et ce qui peut sortir des bureaux
- Réorganiser vos espaces : une fois les archives externalisées, vous récupérez de vrais mètres carrés pour travailler, accueillir un nouveau collaborateur, ou aménager un espace de réunion
- Aborder la nouvelle année dans de bonnes conditions : un environnement de travail dégagé, c’est aussi un signal positif pour vos équipes et vos clients
Un accompagnement adapté aux professionnels
Chez C-BOX, nous accompagnons régulièrement des PME, fiduciaires, cabinets et indépendants dans l’organisation de leur stockage. Toni peut vous aider à évaluer le volume nécessaire, vous faire visiter les espaces disponibles sur le site de Belmont-sur-Lausanne, et vous proposer la solution la plus adaptée à votre activité. Facturation mensuelle, accès flexible, conditions transparentes : tout est pensé pour que le stockage s’intègre simplement dans votre fonctionnement.
Libérez vos bureaux : nous évaluons gratuitement vos besoins de stockage.
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Pour aller plus loin : choisir la bonne taille de box, organiser un grand rangement ou consulter les tarifs.
